Kurumsal Hafıza

 

Kurumsal hafıza, bir kurumun kuruluşundan başlayarak günümüze kadar elde ettiği bilgi, belge ve tecrübelerin toplamıdır. Şirketler resmî kurumlarla, çalışanlarıyla ve müşterileriyle sürekli bilgi ve belge paylaşırlar ve bu belgelerin bir kısmı zorunlu olarak, bir kısmı da şirket arşivinde tutulmak üzere saklanırlar. Kurumsal hafızayı oluşturan bu bileşenler, şirketin gelecekte karşılaştığı durumlara nasıl cevap vereceğinin de kaynağını oluştururlar.

Kısaca Kurumsal Hafızayı Tanıyalım

Yazının başında da bahsettiğimiz gibi; kurumlar zaman içerisinde durmaksızın bilgi ve belge paylaşırlar. Bu bilgi ve belgelere ait kayıtlar, zaman içerisinde karşılaşılan her türlü durum için başvurulabilecek bir kaynak vazifesinin yanı sıra geçmişe dair kanıtlar da sunma özelliği taşır.

Özellikle günümüzün iş ve dernek hayatı göz önünde bulundurulduğunda, karar verme mekanizmalarının hızla işletilmesi elzemdir. Kurumsal hafıza, hızlı karar verme gereği olan durumlarda önemli bir kaynak olma misyonu da taşır.

Yakın geçmişte kurumsal hafızayı oluşturan kayıtlar dosyalar halinde kurum arşivlerinde yer alır ve ihtiyaç halinde burada araştırılarak ortaya çıkarılırdı. Neyse ki teknolojinin hızla gelişmesi ve belge saklama koşullarının dijitalleşmesi sayesinde bilgi ve belgeleri saklamak ve gerekli durumlarda ulaşmak çok daha kolay bir hale geldi.

Veriler Beceri Kazanıyor

Kurumsal hafızaya önem veren firmalar için zaman içerisinde toplanan belgelerin belirli bir düzen içerisinde saklanmasının önemini yavaş yavaş kavradığınızdan eminim. Bilgi ve belgelerin usulüne uygun şekilde saklanmasını sağlayan iki temel süreç ve içerik yönetim araçları türünden bahsetmek mümkündür. Kurum içi ve kurumlar arası yazışmaların yönetimini sağlayan EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve resmi yazıların kayıt altına alındığı DYS (Doküman Yönetim Sistemi), bilgi ve belge yönetiminde temelleri oluşturur.

EBYS ve DYS haricinde özel sektör tarafından sunulan araçlardan bahsetmek de mümkündür. Bu araçlar kurumun özelliklerine göre özel olarak tasarlanan araçlardır ve kurumun ihtiyaçlarına tam olarak cevap verebilecek modüllerle donatılmışlardır.

Bütünleşik özelliklere sahip yazılımlar kullanmak kurumsal hafızanın oluşturulması, saklanması ve gerektiğinde ulaşılması için gereklidir. Bahsettiğimiz araçlardan herhangi birine sahip olmadan kurumsal hafıza oluşturmaya çalışan ticari kurumlar ya da vakıf ve dernekler, zorlu rekabet ortamında bir adım geride kalmaya mahkumdur.

Daha Verimli Vakıf Ve Dernek Yönetimi İçin…

Kurumsal hafızasını dijitalleştirme aşamasında doğru kararlar veren vakıf ve dernekler, yasal süreçlerin yönetiminde olduğu kadar karşılaşılan durumlar karşısında karar verme mekanizmasını da hızlı işletme şansına sahip olurlar. Özellikle kurum dışından pek çok diğer kurum ve insanla sürekli alışveriş halinde olduklarından, amaçlarına ulaşmak için çok daha hızlı karar almak zorundadırlar.

Bütünleşik çözümler sadece kurumsal hafızanın yönetiminde değil aynı zamanda her türden kurumun süreç yönetimine de katkı sağlar. Vakıf ve derneklerden yola çıkarsak; üye yönetimi, aidat ve bağış yönetimi, etkinlik yönetimi ve buna benzer pek çok sürecin doğru şekilde yönetilmesi zaruridir. Günümüz teknolojilerinin en önemlilerinden biri olan bulut teknolojileri, bilgi ve belgeleri eş zamanlı olarak kayıt altına alan ve görüntülemeye olanak tanıyan pek çok yeniliği hayatımıza soktu. Sadece buradan yola çıkarak bile dijitalleşmenin ve kurumsal hafıza yönetiminde dijital çözümlere başvurmanın önemi bir kez daha ortaya çıkıyor.

Vakıf ve dernekler için uzun vadede kurumsal hafıza oluşturmak çok önemlidir. Ortaya konan amaçlar ve o amaçlara ulaşmak için verilmesi gereken kararların hızla alınabilmesi, geçmiş tecrübelerin gelecekte de ulaşılabilir olması için teknolojiden yararlanılmak zorundadır. Aidango, vakıf ve derneklerin kurumsal hafızalarını oluşturan bilgi ve belgeleri güvenle saklayabilecekleri, bununla beraber yönetimsel kolaylıkları bünyesinde barındıran bütüncül bir çözümdür.